O mundo na palma da mão. Essa frase nunca se fez tão verdadeira, com os celulares cada vez mais “smart” e a tecnologia mobile suprindo necessidades que nem sabíamos que existiam. Com isso, a comunicação deu um salto evolutivo nos últimos anos. Hoje é significativa a forma com a qual direcionamos algumas das nossas ações atrelando-as à tecnologia. Desde as ações mais cotidianas como conversar com familiares, organizar o happy hour com os colegas do trabalho, até as tarefas de maior responsabilidade como gerenciamento de bancos, pagamentos de contas, entre outros.
No cenário corporativo não é diferente. O uso da tecnologia é essencial para a agilidade, organização e praticidade no mundo dos negócios, pois é discrepante a diferença de resultados quando vinculamos a tomada de decisões de uma empresa ao uso de certas ferramentas que viabilizam a administração de tempo, comunicação instantânea e planejamento.
Existem hoje disponíveis na internet inúmeras ferramentas para gerenciamento de projetos e as mais populares são Trello, Microsoft Project, Produteev. Mas existem muitas outras que, inclusive, estão disponíveis gratuitamente para download.
Quando pensamos em inserir ferramentas que vão auxiliar no gerenciamento da equipe e das atividades, o foco precisa sempre ser em solução de problemas, em diminuição de contratempos, organização, planejamento e, é claro, em alto desempenho da equipe.
Para uma gestão de sucesso, não podemos nos permitir erros crassos, como a desorganização. Planejamento é o primeiro passo para tudo e o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos como essas tornam viável o planejamento desde a sua elaboração, execução, controle até a mensuração de resultados sem a necessidade de desgastar o líder com excessivas cobranças ―, deixando-o disponível para outras atividades mais importantes.
Dentro do planejamento, um dos passos mais importantes é a organização e distribuição do tempo. Um cronograma sincronizado coletivamente resulta em uma operação leve para o líder e seus liderados. Um trabalho sempre está ligado a outro e a empresa deve funcionar como engrenagens. Usar algumas ferramentas de gerenciamento de projetos é uma forma potencializar o giro das engrenagens e mitigar as chances de alguma peça importante parar de funcionar, sem ser notada.
E quanto aos aplicativos de mensagens instantâneas? WhatsApp, Slack, Skype já são hoje ferramentas indispensáveis na maioria das empresas e auxiliam ― e muito! ― a vida de todo mundo na hora de se comunicar com mais rapidez e até para o armazenamento e registro de conversas e demandas de trabalho. É vista hoje como o básico do básico quando pensamos em tecnologia para gerir equipe.
Para uma utilização inteligente e eficiente de mensagens instantâneas dentro de uma empresa é necessário estabelecer algumas políticas de uso. Criar grupos para otimizar a comunicação e interagir equipes é uma forma. Evitar spam e conversas aleatórias para que os assuntos importantes nos grupos não se percam é outra ― e o compartilhamento de conteúdo corporativo com terceiros deve ser proibido. Seguindo a política criada, estes aplicativos podem aperfeiçoar o tempo dos colaboradores agilizando a comunicação independente da distância.
A praticidade que um grupo de WhatsApp, por exemplo, proporciona, não deve extinguir de vez a formalidade dos documentos impressos e e-mails, tampouco a comunicação pessoal. A finalidade de uma mensagem é viabilizar a comunicação mais rápida e mais objetiva e esta deve estreitar e não distanciar o relacionamento entre o gestor e os membros de sua equipe.
Foto: Arquivo Pessoal
E temos ainda as ferramentas de transmissão de vídeo. Para que você não caia no erro de utilizar um milhão de aplicativos, ferramentas e correr o risco de deixar sua empresa com cara de “robô”, uma ferramenta que pode fazer a diferença e trazer um contato mais humanizado com a equipe e até com o cliente é apostar em ferramentas de transmissão de vídeo.
Mais uma vez, o Skype é uma das ferramentas comumente utilizada para este fim. Além dela, podemos encontrar o Hangout, Instagram e até WhatsApp como opções. Com essas ferramentas, é possível reduzir o tempo e os custos com deslocamento realizando reuniões em videoconferências.
Além do contato visual, que é de extrema importância para se avaliar a reação dos participantes acerca dos assuntos tratados, o uso dessas ferramentas faz com que a comunicação fique mais clara e objetiva possibilitando, por exemplo, que as dúvidas sejam sanadas em tempo real, e as tomadas de decisões sejam imediatas. Isso proporciona maior produtividade, já que o tempo ganho pode ser direcionado às atividades mais relevantes ao processo.
Independentemente das ferramentas e dos meios tecnológicos que você utiliza ou vai passar a utilizar para gerir sua equipe, vale sempre lembrar que ainda estamos falando de pessoas. E que o que vai fazer a diferença é: você aproveitar desses recursos para facilitar os processos da empresa e da equipe sem se esquecer delas.
Vale ainda testar e perguntar para a equipe qual mais se encaixa para cada situação e para cada tipo de projeto ou trabalho. Personalizar as ferramentas e deixá-las com a cara do seu time, com toda a certeza, fará toda a diferença.
(*) Francisco Almeida é especialista em Gestão de Pessoas e Liderança.